dokuman

Kağıt, günümüzde vazgeçilmez bir iletişim kaynağı olmuştur. Bürokrasinin de desteklemesi ile ne yazık ki, zaman içinde her gün daha fazla dokümana boğulmaktayız.

Sabah ofislerimize geldiğimizde fakslar, raporlar, arayanların mesajları, okunmayı bekleyen projeler, onaylanmayı bekleyen evraklar derken, nefes almaya fırsat bulamamaktayız.

Kağıt malzemesinin çevremizdeki her gün azalan yeşilden gelmesi sorunun boyutlarını katlamaktadır.

Bunu nasıl önleyebiliriz acaba diye, eminim çok kez düşünmüşünüzdür. Fakat kısa bir sürede bunu yapmak maalesef mümkün olamamaktadır. En aza indirmek içinde kendi kuruluşunuz ve diğerlerinin kağıttan uzak olmalarını sağlamak gerekmektedir. En acı tarafı da AB ile gümrük birliğine girmiş olmamıza rağmen halen mikrofilm ve disklerdeki belge ve bilgilerin kanun önünde geçersiz sayıldığı ender ülkelerden biriyiz. Bu konuda yetkili kuruluşlara yapılan başvurular, maalesef sonuçsuz kalmaktadır.

Doküman görüntüleme ve arşivleme uygulamaları, teknolojinin gelişmesi ile bankacılık sektöründen başlayarak, bugün bir çok sektör de kullanılmaktadır. Görüntüleme teknolojileri, doküman yaşam süreci, yazılım ve donanım birimleri ve çeşitli uygulamalar hakkında bilgileri aktararak, böyle bir uygulamaya başlamadan, nelere dikkat edilmesi gerektiğini özetlemeye çalışacağız.

DOKÜMAN YAŞAM SÜRECİ

Doküman yaşam süreci; dokümanın yaratılmasından başlayarak, yok edilmesine kadar olan dönemi inceleyerek çözüm sunmaktadır.

Bu dönem dokümanın en fazla aktif olduğu dönem olmaktadır. Bir ağ yapısı içinde kullanıcıların yetki seviyelerine göre belge ve bilgileri aynı anda ve hızlı olarak ulaşması sağlanmaktadır. Doküman adetlerine göre; girişleri de en hızlı ve güvenli olarak tarayıcılarla yapılmaktadır. Barkod, optik karakter okuma, çift yönlü okuma ve toplu tarama, önemli detaylardır. Pratik indekslemenin detaylı çalışma sonucu sistemde yapılması, uzun dönemde sistemin sağlıklı kullanılmasının garantisi olmaktadır.

Dokümanın alınmasından veya yaratılmasından sonraki 1-6 aylık dönemi kapsar. Çok fazla dokümanı olan kuruluşlar için bu dönem en önemli olanıdır. Cd ve mikrofilm bu dönemde kullanılmaya başlanmaktadır.

Çok uzun bir süreyi kapsar. Özellikle Cd ler 100 yılı aşan garantili görüntü saklama olanağı, ekonomik olması ve kolaylığı ile tercih edilen bir ürün olmaktadır.

YAZILIM VE DONANIM BİRİMLERİ

Amaç kullanılan ağın üzerine yapılan eklerle arşivlemeyi, ekonomik olarak sağlamaktır. Microsoft yazılım ve işletim sisteminin üzerine yazılımlar ekleme yapılmaktadır. Ayrıca, kişisel bilgisayarlara; tarayıcı, Cd yazıcılar, çoklu Cd kutuları, mikrofilm okuyucular kolayca bağlanmaktadır.

c) Yüksek Kapasite: Dakikada 130 adet A4 tarama ile günde, onbinlerce dokümanı işlemektedirler.

Yazılım olarak, veritabanının milyonlarca endeks ve veriyi aynı anda hızlı olarak sorunsuz hizmet verebilmesi, en önemli referans olmaktadır.

Tek bir Cd ye, 680 Mb kapasite ile 240 bin A4 sayfa bilgisayar formatında yüklenebilir. ISO 9660 standardı olup, belge ve bilgilerin dağıtımı için çok yaygın olarak kullanılmaktadır. Özel koruma tabakaları ilavesi ile, 100 yıl görüntü garantisi verilmektedir.

BANKACILIK UYGULAMALARI

Türkiye’ de ki uygulamaların başlangıcı, 12 yıl geriye gitmektedir. Sadece, mikrofilm olarak yapılan arşivleme işlemlerinin, son 7 yılda dijital uygulamalarını da görmekteyiz. Özellikle banka alt yapılarının bilgisayar ortamına geçişi ile uygulama ve projeler hızla artmıştır. İletişim, Personel, Muhasebe, Kredi kartları, Fon Yönetimi ve krediler en yaygın yapılmakta olanlarıdır. Bilgilerin İnternet’e açılması basın kuruluşlarında 1995 yılında başlamış, bankacılık içinde 1997 yılının başlangıç yılı olduğunu söyleyebiliriz.

DOKÜMAN YÖNETİMİNİN FAYDALARI

TEKNOLOJİDEKİ GELİŞMELER

Documentum’daki ve teknolojideki gelişmeler hakkında bilgilerin verildiği Documentum University Frankfurt’da 19 – 21 Kasım tarihleri arasında düzenlendi. Dünyanın bugünkü sosyal ve ekonomik koşullarına bakılırsa katılımcı kalitesi ve çeşitliliği açısından oldukça başarılı bir organizasyondu.

Globalleşen dünyada içerik yönetiminin bir kez daha en önde gelen unsur olduğunun öneminin ortaya çıktığı yoğun eğitim günlerinde farklı ülke ve şirketlerden gelen katılımcıların ortak düşüncesi gelecek yıllardaki en önemli konunun içerik yönetimi ve uygulama bütünlüğü olduğu idi. Bu yönde Documentum’un 4i platformu üzerinde yeni geliştirdiği sürümlerde artık doğru zamanda, doğru yerde, güncel ve lokal dilde içeriğin sunulması ön plana alınmıştır. İşletmenin içinde var olan iş akışı artık dışarıya da taşınmış ve böylelikle içerik bütünlüğü sağlanmıştır.

Bugün şirketlerin yanlış web içerikleriyle kaybedebilecekleri zaman ve para miktarları inanılmaz düzeylere gelmiştir. Artık klasik doküman yönetim sistemleri ya da sadece web içerik yönetim sistemleri gelişen ve globalleşen şirket yapılarında yeterince güvenli ve doğru içerik sağlamak için yeterli değillerdir.

Şirketinizin var olan diğer ERP, CRM, internet uygulama sunucusu (Web Application Server) gibi diğer uygulamalarla da içerik yönetiminizin uyumlu bir şekilde çalışması gerekir. Bu konuda Documentum çeşitli e-connector’ler geliştirerek şirketlere güvenli ve sağlam entegrasyon imkanı sunmaktadır. Büyük bir hızla büyüyen ve aynı hızla küçülen internet şirketlerinin aslında bügunden sonra normal büyüme hızlarıyla gelecekteki e-iş anlayışında yer alacakları kaçınılmaz bir gerçektir.

E-iş dünyasının gerektirdiği hıza sahip olamayan şirketler gerçekten yok olmak zorunda kalacaklardır. Online katalog’la satış yapabilen, doğru ve güvenilir olarak dünyanın farklı yerlerindeki farklı lisandan insanlara promasyonlarını duyurabilen , bunlardan gelen taleplere göre var olan ERP sistemlerinde değerlendirip doğru olarak üretim yapabilen ve bundan sonra müşterinin taleplerine göre onlara içerik sunabilen şirketlerin daima kazanacakları kaçınılmaz bir gerçektir.

Şu anda bile herhangi e-iş kaygısı duymayan şirketler en azından sistemin kalbini oluşturan doğru bir doküman yönetim sistemine sahip olmalıdırlar. Bu yönden Documentum size tamamen önü açık bir alt yapı sunmaktadır.

AKSİS A.Ş., kurulduğu 1994 yılından bu yana, Doküman Yönetimi (DOCUMENT MANAGEMENT), Arşivleme (ARCHIVING) ve İşakışı (WORKFLOW) konularında yazılım ve donanım komponentleri ile Türkiye'de bankalar, sigorta şirketleri, medya kuruluşları ve kamu başta olmak üzere tüm sektörlere her türlü doküman, resim ve dosyaların sayısal ortamda arşivlenebilmesi, istendiği takdirde de Internet'ten erişime açılabilmesi ve işakışı uygulamalarının oluşturulabilmesi konularında komple çözümler sunmaktadır.

İnternet uygulamalarının ve internet kullanıcılarının hızla artması ile birlikte ticaret elektronik ortama doğru yönelmektedir. Aksis, burada karşımıza çıkan B2B, B2C, E-Commerce, E-Business gibi kavramları kapsayan çözümler üretmektedir. Ülkemizde değişik banka ve kuruluşların dijital arşivleri ile birlikte iş akış sistemlerini kurmaktadır. WEB bağlantısı sayesinde işlemlerin belirli bir terminalden bağımsız olarak yapılabilmesi sağlanmakta ve internetten işlemlerin kolayca gerçekleştirilmesine olanak tanınmaktadır.

DOKÜMAN YAŞAM SÜRECİ

YAZILIM VE DONANIM BİRİMLERİ

BANKACILIK UYGULAMALARI

DOKÜMAN YÖNETİMİNİN FAYDALARI

TEKNOLOJİDEKİ GELİŞMELER

AKSİS’ in BAŞLICA ÜRÜNLERİ

Yazılım

Donanım