Ana Sayfa

Eski Sayılar

Sektörden

Kısa-Çeşit

Etkinlikler

Bankalarımız

E-Posta

Reklam Tarifesi

Okuyucu Profili

Abonelik

Künye

Yapı Kredi

Şubelere Notes Projesi

Özet:

Şubelere Notes Projesi, teknolojik gelişmeleri izleyerek ve yenilikleri kullanarak hem Yapı Kredi Bankası’na , hem de ülkemize katma değer sağlamayı ilke edinmiş olan Yapı Kredi Teknoloji Hizmetleri A.Ş. (YKT) tarafından, Banka çalışanlarının elektronik ortamda daha iyi haberleşmesini sağlamak ve çağımızın popüler teknolojilerine sahip olarak Bankamıza değer katmaya devam etmeleri amacıyla "Lotus Notes Haberleşme ve Bilgi Paylaşım Sistemi" nin tüm Yapı Kredi ortamlarına yaygınlaştırılması için başlatılmış ve başarı ile tamamlanmış bir projedir.

Yapı Kredi Bankası (YKB) lokasyonlarında kullanılmakta olan Tele Ofis ortamının yerine, teknolojik olarak güçlü fonksiyonlarla donatılmış ve Genel Müdürlük birimlerinde kullanılmakta olan haberleşme ve uygulama sistemimiz olan Lotus Notes'un götürülmesini amaçlayan bu çalışma, Şubat 1998'de başlamış ve Mart 2000 tarihinde tamamlanmıştır. Bu projede tasarımı yapılan ve YKB’ye heberleşme alanında çağ atlatan ve çok geniş imkanlar sunan yeni ortam için,  Türkiye genelinde 13 lokasyonda 26 Notes sunucusundan oluşan Notes altyapısı kurulmuştur ve bu platformun 450 şube tarafından kullanımı sağlanmıştır.

Yapı Kredi Bankası şu anda, 10.000 Notes kullanıcısı ile, Türkiye'nin en büyük ve dünyanın sayılı Lotus Notes kullanıcıları arasındadır. Teknolojinin çok hızlı bir şekilde değiştiği ve geliştiği bu ortamda, YKB kullancılarının hayatını kolaylaştıracak, çalışmalarına değer katacak ve verimlerini arttıracak tüm yeniliklerin izlenmesine ve bu proje ile kurulmuş yapının geliştirilmesine devam edilmektedir.

1.      Giriş

Yapı Kredi Bankası’nda elektronik mesajlaşma ortamı olarak Notes’un kullanımı, Türkiye’de ilk defa 1993 yılında Bankanın teknoloji örgütü Yapı Kredi  Teknoloji’de (o zamanki ismi ile Bilpa) test amacıyla başlamıştır. Bu ürünün sunduğu kolay yazılım geliştirme imkanları sayesinde kısa sürede çok sayıda uygulama (bunlardan en önemlisi Değişiklik Yönetimi Sistemi – DYS) yazılmıştır. Daha sonra bu ortam, Levent’teki YKB Genel Müdürlük binasında yaygınlaştırılarak yaklaşık olarak 700 kullanıcının hizmetine sunulmuştur. Ağustos 1997’de açılan Gebze’deki Operasyon Merkezinde de benzer ortamın kullanımına devam edilmiş ve böylece toplam kullanıcı sayısı 2000’e ulaşmıştır. Diğer yandan, YKB şubelerinde, 1990 yılında kurulan ve host sistemi üzerinde çalışan karakter temelli Tele Ofis (Office Vision) uygulaması kullanılıyordu. Şubelere Notes projesi ile, merkezde kullanılmakta olan Notes altyapısının şubelere götürülmesi ve tüm YKB çapında aynı haberleşme ve bilgi paylaşımı platformunun kullanılması sağlanmış ve Tele Ofis kaldırılmıştır.

YKB Genel Müdürlük ve Operasyon Merkezinde elektronik mesajlaşma ve iş akışı uygulama platformu olarak kullanılan Lotus Notes ürününün tüm şubelere yaygınlaştırılmasını hedefleyen bu çalışma, ön inceleme, uzman kadronun eğitimleri, sistem tasarımı, ürünlerin seçimi, test çalışmaları, pilot çalışması, çözümün tüm şubelere yaygınlaştırılması, kurulan yapı için yönetim ortamının geliştirilmesi, yeni ortamın destek prensip ve prosedürlerinin belirlenmesi ve bu yeni yapının işletiminin operasyonel destek ekiplerine devredilmesi gibi kısımlardan oluşmuştur.

Bu projenin başlatılmasına neden olan etmenler aşağıda özetlenmiştir:

·         Şubelerde kullanılmakta olan Tele Ofis yazılımını 2000 yılı uyumlu hale getirmek için çalışma yapmanın gerekliliği ile ürünün yüksek bakım ve işletim maliyetleri.

·         Tele Ofis ortamında, mesaj ile birlikte dosya ve resim türü grafik bilgilerin gönderilmesinin mümkün  olması.

·         Şubelerde, elektronik mesajlar ile birlikte aynı ortamda çalışacak uygulama ortamı (mail enabled workflow applications) ihtiyacı.

·         Genel Müdürlük ve Operasyon Merkezinde kullanılan ortamın şubelerle aynı olması ve böylece işletim maliyetlerinin düşürülmesi isteği.

·         IP protokolü tabanlı, esnek ve güvenli, kolayca genişletilebilir, endüstri standardı diğer haberleşme sistemleri ve Internet ile uyumlu çalışacak bir mesajlaşma ortamı ihtiyacı.

·         Tele Ofis mesaj sisteminin, kaynakların çok daha pahalı olduğu Host sistemi üzerinden kaldırılması.

2.      Proje Çalışmaları

Notes’un şubelere götürülmesi fikri, ihtiyaçlar doğrultusunda Şubat 1998’de oluşmuştur. Ancak o tarihlerde, gerek YKB’nin geniş iletişim hatlarının yeni bir uygulama ilavesi için yetersizliği ve gerekse bu hatlar üzerinde TCP/IP iletişim protokolünün bulunmaması, Yapı Kredi’de yapılan ve şubelere IP altyapısını götürmeyi hedefleyen bir diğer projeyi bekleme zorunluluğunu ortaya çıkarmıştır. Şubelere hat kapasiteleri arttırıldıktan ve TCP/IP omurgası kullanıma açıldıktan sonra, Şubelere Notes projesinin çalışmalarına 1999 yılı başlarında hız verilmiştir.

Bu proje, YKY’nin proje yönetimine verdiği önem doğrultusunda, proje yönetimi konusunda uluslararası standartlarda sertifika sahibi (PMP-Project Management Professional sertifikası) bir proje yöneticisi (Atilla Gültekin) tarafından yürütülmüştür. Çok sayıda şirket içi grubun ve dış şirketin katılımı ile yapılan bu geniş kapsamlı çalışmada, proje yönetimimi metodolojisi yakından izlenerek, bu grupların beklentileri ve koordinasyonu sağlanmış, zaman, kalite ve maliyet açılarından başarılı bir çalışmanın örneği verilmiştir.

Şubelere Notes projesi  4 fazdan oluşmuştur. Bu fazlara ilişkin tarihler ve her bir fazda yapılan çalışmaların özeti aşağıda verilmiştir:

Faz-1 :  Şubat 1998 – Aralık 1998

Projenin başlatılması, proje ekibinin oluşturulması, ön hazırlık çalışmaları.

Bu aşamada, proje ekibi oluşturulmuş, mevcut ortam ve şartlar hakkında detaylı bilgiler toplanmış, müşteri istek ve beklentileri değerlendirilmiş, halen kullanımda olan yapının kısıtları hakkında bilgiler toplanmıştır.

Faz-2 :  Ocak 1999 – Mayıs 1999

Türkçe karakter düzenleme çalışmasının yapılması.

Notes ürünün Türkiye’de ilk olarak YKB’de kullanılmaya başlandığında, Türkçe karakter desteği bulunmuyordu. Daha sonra üretici firma, ürünü Türkçe karakterleri destekler hale getirdi ancak bizim kullandığımız karakter kod sistemi ile yeni sistem arasında uyumsuzluklar ortaya çıktı. Bu nedenle, yeni üretilecek çözümün şubelere yaygınlaştırılmasından önce, mevcut sistemin yeni standarttaki Türkçe karakterleri destekler hale getirilmesi bir kısıtlama olarak ortaya çıkmıştır. Bu fazda, Notes kullanımına başladığımız 1993 yılından bu yana depolanan tüm veriler üzerinde Türkçe karakterlerin düzenlenmesi ve yeni ortamda problemsiz olarak görüntülenmesini sağlayacak çalışmalar yapılmıştır.

Faz-3 :  Haziran 1999 – Eylül 1999

Sistem tasarımı, testler, satın alma, pilot çalışma, kullanıcı eğitimleri ve dokümantasyon hazırlıkları ile uzman ekibin eğitimlerinin yapılması.

Projenin bu aşamasında, kısıtlamalarımıza uyan ve gereksinimlerimize cevap verecek en uygun tasarım yapılmıştır. Tasarım ve uzmanların eğitimleri aşamasında ürünün uzmanları ile kısa süreli bir çalışma yapılmıştır. Dana sonra tasarlanan yapı test ortamında gerçekleştirilerek çeşitli sistem ve ağ testleri yapılmıştır. Daha sonra gerekli yazılım ve donanımlar temin edilmiş ve üretilen çözüm 4 şubede uygulanarak pilotlama çalışması yapılmıştır. Pilot şubeler yakından takip edilerek  uygulanan çözümün gerçek ortamda testleri yapılmış ve gerekli geri beslemeler temin edilmiştir. Bu çalışmalara parelel olarak, YKB’nin eğitim bölümü ile birlikte çalışılarak, kullanıcı eğitimlerinin nasıl verileceği ve eğitim dokümanlarının hazırlanması konusundaki çalışmalar başlatılmıştır.

Faz-4 :  Ekim 1999 – Mart 2000

Çözümün tüm YKB şubelerine yaygınlaştırılması, Tele Ofis kullanıcılarının yeni ortama alınması, işletim sorumluluğun destek ekiplerine devredilmesi, projenin kapatılması.

Bu son aşamada, üretilen çözüm YKB’nin 450 şubesine kademeli bir geçiş planı ile yaygınlaştırılmış ve  yeni ortama geçen kullanıcıların Tele Ofis’teki tanımları iptal edilmiştir. Bu dönemde, Tele Ofis ortamı ile yeni platformun birlikte çalışmaya devam etmesi sağlanmış, tüm kullanıcıların geçişinden sonra, Tele Ofis kullanımdan kaldırılmıştır.  Yeni kurulan yapıya işletim desteği verecek gruplar ve bunların sorumlulukları belirlenmiş, bu gruplara proje ekibi tarafından eğitimler verilmiş ve kuruluşlar sonrası sistemlerin işletimi kendilerine devredilmiştir. Ayrıca, kurulan sistemlerin yönetimi için, proje ekibi tarafından yazılan program devreye alınmış ve işletim desteği veren operatörlerin kullanımına sunulmuştur.

2.1 İhtiyaçlar ve tasarım kriterleri

Proje başlangıcında, geliştirilecek çözümün sağlaması gereken kriterler ve Bankanın ihtiyaçları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

·         İletişim protokolü olarak TCP/IP kullanılacak.

·         Sunucu işletim sistemi olarak Windows NT platformu kullanılacak.

·         Şubelerdeki mevcut OS/2 istemciler kullanılacak.

·         Genel Müdürlükteki Notes ürünü tüm fonksiyonları ile şubelere götürülecek.

·         Kullanıcı sayısı 8000+ (5000 muvcut Tele Ofis kullanıcısı + 3000 yeni kullanıcı) olacak.

·         Kullanıcıların kolayca yer değiştirmelerini sağlayacak, terminal ve lokasyon bağımsız çalışma sağlanacak.

·         Merkezi yönetim yapılacak (merkezden kurulum, şifre değiştirme, konfigürasyon değişikliği yapma, vb.).

·         Kullanıcılar kendi makinalarındaki uygulamanın standartlarına müdahele (ikon silme, parametre değişiklikleri, vb.) edemeyecek ve ürünü çalışmaz hale getiremeyecekler.

·         Gelişitirilecek çözüm, Intranet ve Internet ile uyumlu çalışacak.

Proje çalışmalarına başlandığında, öncelikli olarak mevcut durumu yansıtan aşağıdaki bilgiler toplandı:

·       Şube sayısı 450.

·       Kullanımdan kaldırılacak Tele Ofis kullanıcı sayısı 5000.

·       YKB Şubeleri, YKB için kurulmuş ve TCP/IP iletişim protokolünün kullanıldığı geniş alan iletişim ağı ile en az 64Kbps’lik kiralık hatlar üzerinden bağlıdır.

·       YKB şubelerinde günde yaklaşık 10 kişinin görev yerini değiştiriyor.

2.2 Üretilen çözüm ve çözümün şubelere yaygınlaştırılması

Yapılan tasarımda, YKB geniş alan ağının omurgasını oluşturan ve aşağıda Şekil-1’de gösterilen, Türkiye genelinde 13 lokasyona yayılmış konsantre noktalarının (Levent, Tahtakale, Ataköy, Kadıköy, Gebze, Tekirdağ, Bursa, İzmir, Antalya, Adana, Ankara, Samsun ve Muğla) sunucu merkezi olarak seçilmesi uygun görülmüştür. Tasarıma göre, bu konsantre noktalarının her birine o konsantre noktalarına bağlı şube kullancılarının ihtiyaçlarını karşılayacak kapasitelerde, yedekli çalışabilecek özellikte 2’şer adet sunucu yerleştirilmiştir. Her bir konsantre noktasına ortalama olarak 35 civarında YKB şubesi bağlıdır. Konsantre noktalarınaki sunucular, merkezdeki sunucular ile beraber Bankanın haberleşme sistem ağını oluşturmaktadır. Bu altyapı ile, Türkiye çapında herhangi bir  noktadan, Banka içi ve Internet ile haberleşmek, Notes ortamında yazılmış uygulamaları kullanarak bilgi transferi yapmak mümkün hale gelmiştir.

                         Şekil-1. YKB geniş alan ağındaki konsantre noktaları

Sunucuların 13 lokasyona kurulması ile Notes altyapısı hazı hale gelmiştir. Bundan sonraki aşamada yapılanlar,  istemcilere yüklenecek programın elektronik ortamdan dağıtılması,  yaklaşık 8000 kullancının yeni ortamda tanımlarının yapılması, kullanıcı eğitimlerinin yapılması ve yeni ürünün kullanıma açılmasıdır.

Kullanıcı eğitimlerimleri için, yeni ortamda bir Notes veri tabanı hazırlanmıştır. Kullanıcıların yeni sisteme girebilmelerini sağlamak amacıyla, kendilerine temel bilgileri içeren bir kaç sayfalık doküman gönderilmiştir. Sisteme giriş yapan şube kullanıcıları, yine Notes ortamdaki eğitim uygulamasına kolaylıkla erişerek kendi eğitimlerini bireysel olarak gerçekleştirmişlerdir. Çalışanların yeni ortamla ilgili olarak kendi kendilerini eğitmeleri için verilen 1 haftalık süre dolduğunda, kullanıcının Tele Ofis tanımları iptal edilmiştir. Böylece kullanıcılar, kendi ortamlarından ayrılmadan, yeni platformda uygulama çalışabilmesi özelliği ile eğitimlerini tamamlamışlar ve Bankaya maliyet açısından önemli tasarruflar sağlanmışlardır.

3.      Projenin Bankaya kazandırdıkları

YKB şubelerine Lotus Notes mesajlaşma ve bilgi paylaşım sisteminin yaygınlaştırılması, YKB açısından bir dönüm noktası olmuş ve Bankaya aşağıdaki faydaları sağlamıştır:

• Tele Ofis uygulamasının host gibi kaynakları diğer sistemlere göre daha pahalı bir ortamdan silinmesi ve bu kaynakların açığa çıkması, maliyet açısından önemli ölçüde tasarruf sağlamıştır. Ayrıca, Tele Ofis ürününün güncelleştirilmesine ve 2000 yılı desteği için kaynak harcanmasına ihtiyaç kalmamıştır.
• Merkezde ve şubelerde aynı ortamın kullanımaya başlanması, bu lokasyonlar arasındaki uyumluluğu sağlayarak, bakım ve işletim maliyetlerinin düşmesine olanak sağlamıştır.
• YKB Genel Müdürlük ortamında bulunan mevcut uygulamalara şubeler tarafından da kolaylıkla erişilmesini sağlayan bu yeni yapıda, şubelere için yazılacak programların çok çabuk hazırlanmasını ve kolaylıkla dağıtılmasını sağlayacak yapı kurulmuştur.
• Standart ürün üzerinde proje ekibinin yaptığı çalışmalarla, istemci bağımsız bir çalışma çözümü üretilmiş, kullanıcıların şubede ve aynı konsantre bölgesi içinde herhangi bir istemciden mesajlarına ve uygulamalara ulaşmaları sağlanmıştır.
• YKB’nin intranet ortamındaki tüm haberleşmesi bu yeni ortam üzerinden yapılmaya başlanmış, böylece kağıtsız ofis ortamına geçilmesine önemli ölçüde katkıda bulunulmuştur.
• Yeni ortamda Internet ile direkt bağlantı sağlandığından, kullanıcılar aynı arayüzü kullanarak Internet ile mesaj alış verişi yapabilmekte ve tek bir arayüzün kullanılmış olması vermliliği önemli ölçüde arttırmaktadır.
• Notes ortamında yazılan uygulamalar, mesajlarla birlikte kolaylıkla entegre edilebilmekte ve aynı program içinden verimli bir şekilde kullanılabilmektedir. Bütçe onayları, satınalma isteklerinin takibi, çalışanların performans değerlendirmeleri gibi pek çok uygulama kısa sürede şubelerin kullanımına açılmıştır.
• YKB içinde ve Internet mesajlarında, mesajın içine dosya iliştirmek veya resim türü bilgileri yapıştırarak grafik verilerin gönderilmesi mümkün hale gelmiştir.
• Konsantre noktalarına birbirinin yedeği 2 sunucu kurulması ve bu sunucuların birinde meydana gelebilecek bir arızaya karşın, kullanıcıların diğer sunucuya yönlendirilmesi ile şubelere verilen hizmetin kesintiye uğraması engellenmiştir.
• Yeni kurulan yapı, Tele Ofis’e göre daha güvenli, esnek, kolayca ölçeklenebilir ve hatalara karşı daha az duyarlıdır. Ayrıca, daha sevimli, daha çok fonksiyona sahip ve daha kullanışlı bir arayüz sunmaktadır. Diğer yandan, şubelere endüstri standardı bir ürünün götürülmesi, diğer standart mesaj sistemleri ile uyumluluğu sağlamıştır.
• Şubelere götürülen platform, gelecekte browser istemci tarafından da kolaylıkla kullanılabilecek hale getirilebilir bir yapıdadır.
• Proje kapsmından kurulumu yapılan sistemlerin merkezden izlenmesi ve gerekli olduğu durumlarda müdahele edilmesi amacıyla, proje ekibi tarafından geliştirilen yazılımın kullanılması, hem ihtiyaç duyulan her türlü fonksiyonun bu programa eklenmesine imkan sağlamış, hem de maliyet açısından tasarruf sağlamıştır.

4.      Sonuç

Bu çalışma, uluslararası alanda geçerli proje yönetimi sertifikasına sahip bir proje yöneticisi tarafından yönetilmiş, her aşamda proje yönetimi metodolojileri kullanılarak, çok sayıda grubun katıldığı geniş kapsamlı böyle bir projenin başarı ile yönetimi ve sonuçlandırılması sağlanmıştır. Proje çalışmalarının elektronik  olarak Notes ortamında tutularak proje ile ilgili kişilere her an açık olması, bilgi paylaşımını arttıran ve başarıyı getiren faktörlerden biri olmuştur. Ayrıca, düzenli olarak yapılan teknik ve üst yönetim bilgilendirme toplantıları ile, çalışmaların durumu ilgili kişilere detaylarıyla bilgi aktarılması sağlanmıştır. Diğer yandan, proje prensiplerine bağlı kalınması, ortaya çıkarılacak ürünün özellikleri konusundaki beklentiler ve değişiklikler, bütçe, riskler ve acil durum planları gibi konuların yönetimini kolaylaştırmıştır.

Projede, YKB şubelerinde 1990 yılından beri kullanılmakta olan karakter tabanlı ve sınırlı özelliklere sahip Tele Ofis ürünü kaldırılarak, yerine endüstri satndardı, esnek, kolay ölçeklenebilir, Internet/intranet teknolojileri ile uyumlu bir şekilde ve istemci-sunucu mimarisi ile çalışan “Lotus Notes Haberleşme ve Bilgi Paylaşım Sistemi” kurulmuştur.  Şu anda YKB, 10.000 kullanıcısı ile Türkiye’de en büyük ve dünyada sayılı Notes kullanıcıları arasında yer almaktadır.

Proje ekibinin geliştiridiği bir programla, şube içinde kullanıcların terminal bağımlılığı ortadan kaldırılmış, sunucuların bulunduğu konsantre bölgesi içinde herhangi bir lokasyondan mesajlarına ve uyglamalara erişim mümkün hale getirilmiştir. Tasarlanan yapıda, verilen servisin kesintiye uğramaması için en son teknolojiler kullanımış ve gerekli tüm önlemler alınmıştır. Diğer yandan, sunucuların merkezden yönetimini ve işletimini sağlamak amacıya proje ekibi tarafından bir yönetim programı geliştirilmiştir ve kullanıma açılmıştır.

Bahsi geçen altyapının şubelere kurulumu ile birlikte, ilk aşamada 5 olan şube Notes uygulama sayısı, kısa bir sürede, ürünün çok kolay uygulama geliştirme özellikleri sayesinde,  bugün  72’ye çıkmıştır.

YKB dahili ve Internet yazışmaları ile uygulamaların tek bir arayüz ile kullanılması, kullancıların verimliliğini arttırdığı gibi, bakım ve destek maliyetlerinin düşmesine imkan sağlamıştır. Ayrıca, ugulanan çözümün kullanıclara mesajlaşma ve uygulamalar açısından çok daha fazla imkanlar sunmasının yanı sıra, esnek, ölçeklenebilir, hatalara karşı daha az duyarlı ve günümüz teknolojileri ile uyum içinde çalışıyor olması, YKB açısından Notes platformunun en kritik ortamlardan birisi haline gelmesini sağlamıştır. Kurulan bu yeni platform, Yapı Kredi Bankası’nda kağıtsız ofis ortamına geçilmesinde önemli bir dönüm noktası olmuştur.